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Contexte : Le logiciel attendu est appelé à gérer la totalité du cycle de vie des rapports et délibérations du Conseil Régional. La mise en oeuvre de ce progiciel est destinée à 120 agents pour la rédaction et la gestion et 180 pour la recherche et la consultation pour 3 sites distants...

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L'Intégration des Documents au Système de Gestion

   
 


POS ACTES
DEMATERIALISATION DE VOS ACTES ADMINISTRATIFS - INTRANET ET INTERNET

Gestion des Actes Administratifs, Arrêtés, Conventions, Rapports et Délibérations au coeur de votre Système d’Information. Destiné aux Conseils Régionaux, Conseils Généraux, Communautés d’Agglomérations, POS ACTES évolue avec vos Processus et votre Organisation.


POS ACTES répond aux besoins de ces structures en matière d'Automatisation des Procédures.

Fonctionnalités du progiciel

Enregistrement
• Outil d’assistance à la rédaction des rapports et des projets de délibérations
• Liens dynamiques avec les outils bureautiques
• Gestion des versions
• Gestion complète des pièces annexes (doc, xls, ppt, pdf, jpeg, tif)
• Automatisation de la gestion des documents
• Numérisation des pièces



Circulation - Diffusion :
• Circuit documentaire des rapports et délibérations
• Enchaînement des étapes - visualisation
• Interfaçage avec tout type de messagerie SMTP (Lotus notes, Exchange, Outlook Express)
• Calendrier ou chronogramme des séances
• Gestion d'annotations
• Sécurité - habilitations – confidentialité (services et directions)

Fonctions
• Gestion des multirôles, (rédacteur, chef de service, directeur, finances …)
• Gestion des visas par code couleurs
• Gestion des délais - alertes
• Gestion des commissions
• Gestion des votes
• Séances : préparations, suivis, date butoir
• Ordres du jour, convocations, comptes-rendus, grille de suivi des rapports en temps réel
• Gestion des modèles selon le type de rapport (budget primitif…)
• Contrôle total de la charte graphique avec verrouillage des modèles
• Amendements , votes, télétransmission
• Contrôle de légalité télétransmission électronique échange XML, agrément FAST
• Interface avec votre outil de gestion financière
• Annuaire LDAP
Recherche & Consultation
• Recherche multicritères par toute information : nom, séance, direction, titre du rapport
• Recherche en langage naturel sur le contenu
• Possibilité de thesaurus
• Requêtes partagées et mémorisées
• Formulaire de recherche dédié aux élus
• Publication Internet – intégration dans un portail

Editions des recueils
• Editions complètes des recueils au format PDF
• Création du sommaire et pagination
• Gestion des annexes
• Contrôle des pages blanches
• Tri automatique ou manuel selon l’ordre du jour

Archivage
• Stockage sur tout type de support : magnétique, optique, opto-numérique, magnéto-optique.
• Archivage automatique et publication des rapports, délibérations et recueils sur internet au format PDF
• Norme Z 42 013