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POS ARCHIVES
RECORDS MANAGEMENT
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POS ARCHIVES est un
progiciel de Gestion d'Archives qui offre à la fois une structure
normalisée de description archivistique, de puissants outils
de recherche et des modules de gestion.
Intégrant toutes les technologies de Gestion de Documents,
POS ARCHIVES permet de gérer aussi bien des documents
d'archives physiques que leur contenu électronique, et rend
possible la publication en intranet et sur internet.
POS ARCHIVES dispose de 7 modules :
• La gestion des entrées, des services versants,
la description archivistique (norme ISAD/G) |
• La gestion des espaces
et des localisations
• La gestion des tris et des éliminations
• La gestion des communications
• La recherche documentaire
• Les archives électroniques
• L'administration |
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Fonctionnalités
du logiciel
La gestion des entrées, des services versants, la description
archivistique
La gestion des entrées est réalisée par article
coté de type dossier, sous-dossier ou pièce (unité
documentaire) soit par versement.
Le générateur de fiches de POS ARCHIVES permet
de paramétrer 50 champs au contenu illimité dans chaque
fiche d'index, mais aussi d'indexer un document par plusieurs fiches
d'index. (Une fiche d'indexation est composée de champs, qui
sont les data elements de la base de données d'indexation).
Le progiciel est paramétrable, et autorise d'entrer sur une
fiche divers éléments d'identification. L'administrateur
peut définir un vocabulaire fermé et des relations entre
les mots à l'aide d'un thésaurus respectant la norme
ANSI (AFNOR Z 67204).
Description archivistique : Respect de la norme ISAD/G (6 zones, 26
données descriptives).
La gestion des espaces et des localisations
Paramétrable, POS ARCHIVES peut gérer un nombre
illimité de niveaux : le progiciel recherche l'espace pour
ranger les nouveaux versements reçus, et visualise les espaces
libres ou occupés.
La gestion des tris et des éliminations
Cette fonction permet de planifier les échéances de
traitements et d'éliminations.
Gestion automatique des dates de révision, d'éliminations,
de communicabilité et statistiques.
La gestion des communications
Gestion en temps réel de toutes les opérations liées
aux communications (consultations sur place, réservations,
retours, relances, prêts etc.).
Le module intègre la consultation à tout moment de l'ensemble
des informations liées aux transactions en cours par les personnes
habilitées (date demande, demandeur, date sortie, date retour,
statut demandeur, etc)
Gestion de l'historique pour une traçabilité optimale
et intégration d'un Workflow pour la gestion du temps.
La recherche documentaire
Recherche par fiche (multicritères), recherche par construction
d'une question, sauvegarde des résultats de requêtes.
Les archives électroniques
Numérisation de documents, et module de gestion de documents.
Stockage de formats PDF sur disques optiques.
Le DON de type Worm répond à la norme AFNOR NF Z 42-013
sur l'archivage électronique.
L'administration
Sécurité et confidentialité (POS ARCHIVES
possède plusieurs niveaux de contrôle de la confidentialité.
Le système permet de définir des profils type : profil
administrateur, profils utilisateurs, définition des autorisations,
etc.), Editions, Documents de gestion, Statistiques
Communication avec les autres applications
Sesin, en tant qu'intégrateur, sait s'intégrer aux systèmes
et applications existants.
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ARCHITECTURE
• Architecture Intranet / Internet
• Base de données Oracle, Informix
• Serveur Unix, Linux, Windows.
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